In un mondo globalizzato come quello odierno, la legalizzazione dei documenti è un istituto giuridico imprescindibile che permette ai documenti di produrre effetti in Stati diversi da quello d’emissione

 

L’istituto della legalizzazione

La definizione di cui all’art. 1 c. 1 lett. l) del D. P. R. 445/2000 descrive la legalizzazione di firma come “l’attestazione ufficiale della legale qualità di chi ha apposto la propria firma sopra atti, certificati, copie ed estratti, nonché dell’autenticità della firma stessa”.

L’obiettivo della legalizzazione è infatti la risoluzione di un problema di natura pratica, vale a dire permettere al pubblico ufficiale di verificare in modo affidabile l’autenticità di un documento emesso all’estero: va però fatto notare che, a differenza dell’autenticazione, nella legalizzazione viene verificato il solo fatto che il documento sia stato effettivamente emesso dalle Autorità di uno Stato.

 

Storia passata e moderna della legalizzazione dei documenti

L’istituto odierno è il prodotto finale dello sviluppo storico di un istituto risalente, per alcuni, all’antica Roma, ai tempi di Cicerone: il tabellione infatti autenticava documenti con timbri o segni detti notae; si teneva traccia di tali atti in appositi registri conosciuti come Notarius.

L’importanza ricoperta da questi ufficiali era tale che anche dopo la caduta dell’Impero Romano, essi erano comunque richiesti, e dovevano quindi portare il loro ufficio, ormai itinerante, nelle un tempo province romane.

Col tempo, i tabellioni ora nominati dall’Imperatore (del Sacro Romano Impero Germanico), ora dal Papa[1], si stabilirono anche al di fuori dei territori dei due Stati: nasceva così la figura del Console, la quale ad oggi infatti esercita anche una funzione notarile, ed in particolare ha la facoltà di procedere con la legalizzazione dei documenti. Non solo; il loro stabilirsi in altre terre portava come conseguenza l’inizio di un processo di circolazione dei documenti tra Stati diversi[2].

Il fatto che il Console possa agire in qualità di notaio viene consacrato, ai giorni nostri, all’art. 5, lettera f) dalla Convenzione di Vienna sulle relazioni consolari del 1963[3].

Arrivando al XX sec. si delinea infine la struttura odierna del processo di certificazione dei documenti: infatti, i governi designano ed inviano i loro agenti presso gli altri stati, questi ultimi aventi il compito di autenticare i documenti, cosicché essi possano essere accettati ed utilizzati nello stato inviante.

Tuttavia, tale processo, visti anche i volumi di interconnessione ed interdipendenza del mondo globalizzato, è divenuto sempre più lento, diventando quindi oneroso sia in termini economici che di tempo. Prendendo infatti in considerazione l’emissione delle Apostille, un certificato di cui si parlerà in seguito, la Conferenza dell’Aja dichiara che ogni anno ne vengono emesse “diversi milioni”[4]. Per sveltire e semplificare la circolazione dei documenti, gli Stati hanno dunque siglato diverse Convenzioni nel tempo, la più importante delle quali è sicuramente la Convenzione dell’Aja del 5 ottobre 1961.

 

Le Convenzioni in materia di legalizzazione

Andando in ordine temporale, e mantenendo il focus sul nostro Paese per ragioni di semplicità, è possibile comunque notare la progressiva evoluzione del regime di liberalizzazione della circolazione dei documenti mediante la successione nella firma di diverse Convenzioni in materia di legalizzazione dei documenti aventi ad oggetto diverse categorie documentali, specialmente tra gli Stati del vecchio continente. Per quanto concerne il periodo storico nel quale questo processo prende piede, l’apertura sopra descritta si verifica a partire dal secondo dopoguerra, per ragioni dovute all’avviamento del processo di liberalizzazione del commercio internazionale ed il conseguente vorticoso aumento della mobilità internazionale.

L’Italia, dal canto suo, ha firmato delle Convenzioni bilaterali con diversi Stati, tra i quali Germania, Austria, Ungheria, Svizzera, Belgio, Argentina, Spagna e San Marino. I passi più significativi in materia sono però stati compiuti con la stipula di Convenzioni multilaterali, aventi quindi ad oggetto una rosa più ampia di contraenti, tra le quali spicca quella dell’Aja del 1961, di cui si parlerà più avanti.

Andando con ordine, si hanno quindi, tra le principali Convenzioni in materia:

  • Convenzione per il rilascio di alcuni estratti di atti dello stato civile destinati all’estero, firmata a Parigi il 27 settembre 1956[5].
    Tale Convenzione ha ad oggetto gli estratti dell’iscrizione nei registri delle nascite, dei matrimoni o delle morti, che non necessitano quindi di legalizzazione se fatti valere tra gli Stati contraenti (art. 5).
  • Convenzione per il rilascio gratuito e la dispensa da legalizzazioni degli atti di stato civile e allegato, firmata a Lussemburgo il 26 settembre 1957[6].
    Tale accordo amplia il regime di liberalizzazione instaurato con la Convenzione di Parigi, essendo riportata, all’art. 5, una rosa più ampia di atti e copie conformi dispensate dalla legalizzazione[7].
  • Convenzione riguardante l’abolizione della legalizzazione di atti pubblici stranieri, adottata a l’Aja il 5 ottobre 1961[8].
    La Convenzione dell’Aja, già precedentemente citata, rappresenta, a livello globale, il più significativo “passo in avanti” in materia. Infatti il suo ambito d’applicazione, se paragonato alle altre Convenzioni qui citate, è molto più vasto, essendo stata firmata da, ad oggi, 119 paesi[9].
    La Convenzione del 5 ottobre 1961 quindi abolisce l’obbligo di legalizzazione dei documenti pubblici stranieri, rimpiazzando tale procedimento con l’emissione di una “Apostille”, un certificato rilasciato dall’autorità competente dello Stato di emissione del documento.
    Visto il fenomeno della falsificazione delle Apostille, dal 2006 la Convenzione prevede l’erogazione delle stesse anche in formato elettronico, di modo che un codice univoco inserito in un database vada a verificare che l’Apostille sia veramente relazionata al documento sul quale è fisicamente apposta[10].
  • Convenzione europea relativa alla soppressione della legalizzazione degli atti formati da agenti diplomatici o consolari, adottata a Londra il 7 giugno 1968[11].
    L’appena citata Convenzione dell’Aja specifica, al secondo paragrafo dell’art. 1, di non essere applicabile a documenti formati da agenti diplomatici; in questo ambito interviene allora la Convenzione di Londra del 1968, che esenta dalla legalizzazione gli atti formati da agenti diplomatici o consolari. È importante però ricordare che l’ambito di applicazione di quest’ultima è limitato ai firmatari, che sono numericamente notevolmente inferiori a quelli coinvolti nella Convenzione dell’Aja.
  • Convenzione relativa al rilascio di estratti plurilingue di atti di stato civile, firmata a Vienna l’8 settembre 1976[12].
    Considerabile come un “successore” della sopracitata Convenzione di Parigi del 1956, che viene citata infatti all’art. 6, razionalizza il formato degli estratti di nascita/matrimonio/morte.
  • Convenzione sulla dispensa dalla legalizzazione per taluni atti e documenti, firmata ad Atene il 15 settembre 1977[13].
    La dispensa dalla legalizzazione viene così ampliata ad altri atti di stato civile, ad atti riguardanti la capacità o la situazione familiare delle persone fisiche, alla loro nazionalità, domicilio o residenza (art. 2 c. 1).
  • Convenzione relativa al rilascio di un certificato matrimoniale, adottata a Monaco il 5 settembre 1980[14].
    Stipulata in seguito alle previsioni di cui all’art. 5 della Convenzione di Vienna del 1976, appunto esenta dalla legalizzazione i certificati aventi ad oggetto la capacità matrimoniale di un individuo;

 

L’accelerazione europea verso la liberalizzazione

L’allora Comunità Europea ha deciso che, in un’ottica di integrazione, si dovesse procedere ad un’integrazione più profonda in tale fondamentale materia. Nonostante le sopracitate Convenzioni già annoverassero tra i firmatari diversi Stati europei, i membri hanno deciso di consolidare la cooperazione in tale ambito mediante la stipula di un’ulteriore Convenzione:

  • Convenzione relativa alla soppressione della legalizzazione di atti negli Stati membri delle Comunità europee, firmata a Bruxelles il 25 maggio 1987[15].
    Questa Convenzione, che si applica ad una buona varietà di atti[16] doveva rappresentare, in ambito europeo, la pietra miliare per la realizzazione dello spazio europeo di libera circolazione degli atti, con un regime di esenzione dall’apposizione delle Apostille e quindi dalla legalizzazione: tuttavia, il numero degli Stati membri aventi ratificato la Convenzione è sempre rimasto limitato. La situazione si è però sbloccata nel 2016, con l’adozione del Regolamento 2016/1191.
  • Regolamento (UE) 2016/1191 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 6 luglio 2016, che promuove la libera circolazione dei cittadini semplificando i requisiti per la presentazione di alcuni documenti pubblici nell’Unione europea e che modifica il regolamento (UE) n. 1024/2012[17].
    È quindi questo il provvedimento che instaura un vero e proprio regime di liberalizzazione della circolazione degli atti all’interno dello spazio di Libertà, Sicurezza e Giustizia europeo: benché ad oggi la sua applicazione sia limitata ad una parte della varietà di atti che possono necessitare della legalizzazione, dall’altra già prevede, nel testo stesso, di estendere tale regime di liberalizzazione ad ulteriori documenti[18].

 

In conclusione, se in Europa l’idea del mercato unico e dello spazio LSG traina verso la liberalizzazione del regime di legalizzazione dei documenti, garantendo quindi la libera circolazione degli stessi[19], così non è per il resto del mondo. Per alcuni l’utilizzo dell’Apostille e, più recentemente, della sua versione elettronica, rappresenta un buon traguardo sulla strada dell’erogazione di un processo rapido ed univoco. Infatti, se l’adesivo apposto è falsificabile, ed è quindi responsabilità del richiedente verificarne l’autenticità, il codice univoco ad esso assegnato non lo è: il falsario dovrebbe godere dell’accesso al database per poter inserire il proprio falso tra le “vere” Apostille.

Altri stati, invece, ancora debbono raggiungere un livello di affidabilità dell’apparato burocratico tale che i loro documenti vengano accettati altrove anche solo per la legalizzazione: è il caso di alcune nazioni africane ed asiatiche i cui documenti, per esempio, si vedono rifiutare la legalizzazione nelle sedi diplomatiche tedesche[20] per assenza di presupposti tali da assicurare la veridicità o l’autenticità del documento.

Informazioni

Hasan, Mohammed Jaffer, 2012. Document Legalisation (A new approach to the document legalisation process using enterprise network technology). Middlesex University’s Research Repository.

Convenzione di Vienna sulle relazioni consolari, 1963. Consiglio federale svizzero. Link: https://www.admin.ch/opc/it/classified-compilation/19630069/index.html.

Apostille. Conferenza dell’Aja di Diritto Internazionale Privato. Link: https://www.hcch.net/en/instruments/conventions/specialised-sections/apostille.

Convenzione di Parigi, 1956. Consiglio federale svizzero. Link: https://www.admin.ch/opc/it/classified-compilation/19560190/200110010000/0.211.112.111.pdf.

Convenzione di Lussemburgo, 1957. Consiglio federale svizzero. Link: https://www.admin.ch/opc/it/classified-compilation/19570171/index.html.

Convenzione dell’Aja, 1961. Conferenza dell’Aja di Diritto Internazionale Privato. Link: https://assets.hcch.net/docs/b12ad529-5f75-411b-b523-8eebe86613c0.pdf.

Convenzione di Londra, 1968. Consiglio d’Europa. Link: https://www.coe.int/it/web/conventions/full-list/-/conventions/rms/0900001680072379.

Convenzione di Vienna, 1976. Consiglio federale svizzero. Link: https://www.admin.ch/opc/it/classified-compilation/19760205/index.html.

Convenzione di Atene, 1977. Consiglio federale svizzero. Link: https://www.eda.admin.ch/dam/eda/fr/documents/aussenpolitik/voelkerrecht/ciec/Ciec-17-texte_fr.pdf.

Convenzione di Monaco, 1980. Consiglio federale svizzero. Link: https://www.admin.ch/opc/it/classified-compilation/19800228/201707030000/0.211.112.15.pdf.

Convezione di Bruxelles, 1987. Link: https://www.riigiteataja.ee/aktilisa/2060/8201/3002/abolish_legal.pdf.

Regolamento (UE) 2016/1191. Eur-LEX. Link: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/IT/TXT/PDF/?uri=CELEX:32016R1191&from=IT.

[1] Storia del notariato. Consiglio notarile Lucca. Link: https://www.consiglionotarilelucca.it/storia-del-notariato/55. Ultima apertura: 10/11/2020.

[2] Hasan, Mohammed Jaffer, 2012. Document Legalisation (A new approach to the document legalisation process using enterprise network technology). Middlesex University’s Research Repository.

[3] Convenzione di Vienna sulle relazioni consolari, 1963. Consiglio federale svizzero. Link: https://www.admin.ch/opc/it/classified-compilation/19630069/index.html. Ultima apertura: 11/11/2020.

[4] Apostille. Conferenza dell’Aja di Diritto Internazionale Privato. Link: https://www.hcch.net/en/instruments/conventions/specialised-sections/apostille. Ultima apertura: 10/11/2020.

[5] Convenzione di Parigi, 1956. Consiglio federale svizzero. Link: https://www.admin.ch/opc/it/classified-compilation/19560190/200110010000/0.211.112.111.pdf Ultima apertura: 10/11/2020.

[6] Convenzione di Lussemburgo, 1957. Consiglio federale svizzero. Link: https://www.admin.ch/opc/it/classified-compilation/19570171/index.html. Ultima apertura: 10/11/2020.

[7] Atti di nascita; di dichiarazione d’un bambino nato morto; di riconoscimento di figli naturali, emessi o trascritti dagli ufficiali di stato civile; di matrimonio; di morte; di divorzio e le trascrizioni di sentenze o di decreti di divorzio; le trascrizioni di ordinanze, sentenze o decreti in materia di stato civile.

[8] Convenzione dell’Aja, 1961. Conferenza dell’Aja di Diritto Internazionale Privato. Link: https://assets.hcch.net/docs/b12ad529-5f75-411b-b523-8eebe86613c0.pdf. Ultima apertura: 10/11/2020.

[9] Stati aderenti alla Convenzione dell’Aja del 1961. Conferenza dell’Aja di Diritto Internazionale Privato. Link: https://www.hcch.net/en/instruments/conventions/status-table/?cid=41. Ultima apertura: 13/11/2020.

[10] Apostille. Conferenza dell’Aja di Diritto Internazionale Privato. Link: https://www.hcch.net/en/instruments/conventions/specialised-sections/apostille. Ultima apertura: 10/11/2020.

[11] Convenzione di Londra, 1968. Consiglio d’Europa. Link: https://www.coe.int/it/web/conventions/full-list/-/conventions/rms/0900001680072379. Ultima apertura: 12/11/2020.

[12] Convenzione di Vienna, 1976. Consiglio federale svizzero. Link: https://www.admin.ch/opc/it/classified-compilation/19760205/index.html. Ultima apertura: 12/11/2020.

[13] Convenzione di Atene, 1977. Consiglio federale svizzero. Link: https://www.eda.admin.ch/dam/eda/fr/documents/aussenpolitik/voelkerrecht/ciec/Ciec-17-texte_fr.pdf. Ultima apertura: 12/11/2020.

[14] Convenzione di Monaco, 1980. Consiglio federale svizzero. Link: https://www.admin.ch/opc/it/classified-compilation/19800228/201707030000/0.211.112.15.pdf. Ultima apertura: 12/11/2020.

[15] Convezione di Bruxelles, 1987. Link: https://www.riigiteataja.ee/aktilisa/2060/8201/3002/abolish_legal.pdf. Ultima apertura: 12/11/2020.

[16] Documenti emanati da un’autorità o un pubblico ufficiale collegato alle corti o ai tribunali dello Stato, documenti amministrativi, atti notarili e certificati ufficiali quali ad esempio attestanti la registrazione o l’esistenza di un documento, ed autentiche di firma (art. 2).

[17] Regolamento (UE) 2016/1191. Eur-LEX. Link: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/IT/TXT/PDF/?uri=CELEX:32016R1191&from=IT. Ultima apertura: 13/11/2020.

[18] Ad oggi i documenti pubblici interessati dal provvedimento sono quelli attestanti: nascita; esistenza in vita; decesso; nome; matrimonio, compresi la capacità di contrarre matrimonio e lo stato civile; divorzio, separazione personale o annullamento del matrimonio; unione registrata, compresa la capacità di sottoscrivere un’unione registrata e lo stato di unione registrata; scioglimento di un’unione registrata, separazione personale o annullamento di un’unione registrata; filiazione; adozione; domicilio e/o residenza; cittadinanza; assenza di precedenti penali, a condizione che i documenti pubblici riguardanti tale fatto siano rilasciati a un cittadino dell’Unione dalle autorità del suo Stato membro di cittadinanza.
Si valuta inoltre l’estensione dell’ambito di applicazione del regolamento a documenti quali: diplomi e certificazioni; documenti attestanti disabilità; documenti relativi allo status giuridico ed alla rappresentanza in una società o altra impresa.

[19] Tale iniziativa infatti è accompagnata da molte altre attività analoghe, volte a creare un sistema europeo comune ed altamente integrato: ad esempio, Lorenzo Venezia parla dell’idea di Diritto Penale Europeo (https://www.dirittoconsenso.it/2018/10/01/diritto-penale-europeo-sogno-o-realta/) e di Eurojust, l’unità europea di cooperazione giudiziaria (https://www.dirittoconsenso.it/2018/01/07/il-ruolo-di-eurojust-per-la-cooperazione-giudiziaria-penale/). Ancora, Gaia Morosi ci introduce alla Politica Europea in materia di difesa: https://www.dirittoconsenso.it/2019/07/03/la-politica-europea-in-materia-di-difesa/.

[20] Internationaler Urkundenverkehr – Auswärtiges Amt. Link: https://www.auswaertiges-amt.de/de/service/konsularinfo/internationaler-urkundenverkehr?openAccordionId=item-2086468-1-panel#content_1. Ultima apertura: 13/11/2020.