Come inviare una segnalazione di operazione sospetta

Un articolo pratico su come inviare una segnalazione di operazione sospetta (SOS) richiamando il “Manuale utente per l’invio delle segnalazioni SOS” dell’UIF per l’Italia

Introduzione: in breve sulle SOS

Per contrastare il fenomeno del riciclaggio di denaro e del finanziamento al terrorismo bisogna fare affidamento – anche – a strumenti preventivi. La segnalazione di operazione sospetta (nota semplicemente con la sigla SOS)[1] è uno di questi. Dal punto di vista pratico però è bene sapere come inviare una segnalazione di operazione sospetta dato che i soggetti obbligati sono vari[2].

Il testo normativo di riferimento per le segnalazioni è il decreto legislativo 231/2007.

Riassumendo, la segnalazione di operazione sospetta:

• È una congettura supportata da obiettive circostanze di fatto
• È fondata sulle competenze tecniche e sul patrimonio informativo del segnalante acquisito in base al decreto
• Deve essere effettuata senza ritardo (art. 35, comma 1), ove possibile prima di eseguire l’operazione (art. 35, comma 2)
• È un atto diverso dalla denuncia di fatti che hanno rilevanza penale
• Riguarda operazioni tentate, rifiutate e più in generale non concluse
• Non viola obblighi di segretezza e
• Nel rispetto degli obblighi di legge, non comporta responsabilità di alcun tipo (art. 35, comma 4).

Come si invia una SOS?

Tenuto conto quindi degli elementi caratteristici, di seguito riporto i punti principali su come inviare una segnalazione operazione sospetta.

La segnalazione, come detto, prende avvio da un dipendente o da un collaboratore (pensiamo ad un dipendente di banca). Costui comunica la segnalazione al responsabile di filiale che può inoltrare la segnalazione oppure no.

Se inoltra la segnalazione lo fa al responsabile della segnalazione. Spetta a questi, come anche specificato nel Regolamento n. 41 del 15 maggio 2012 dell’ISVAP (Istituto per la Vigilanza sulle Assicurazioni Private e di Interesse Collettivo) esaminare “le segnalazioni di operazioni sospette inoltrate dal personale, dai collaboratori, dagli intermediari costituenti la rete distributiva diretta, nonché da quelli di cui all’articolo 109, comma 2, lettera b) del Codice e trasmette alla UIF le segnalazioni ritenute fondate”[3]. Come nel precedente passaggio, il responsabile – che approfondisce la segnalazione – la inoltra oppure no.

Se la inoltra, la invia all’Unità di Informazione Finanziaria (UIF)[4]. I controlli della UIF riguardano categorie e strumenti di pagamento, prendono in considerazione in quale settore economico ci possano essere maggiori rischi di riciclaggio e di finanziamento del terrorismo e fanno riferimento all’analisi nazionale dei rischi.

Spetta all’UIF o fare approfondimenti ulteriori e in caso negativo archiviare la segnalazione (pensiamo al caso di un’operazione che sia tutto sommato possibile perché rispetta gli obblighi di legge) oppure inoltrare la segnalazione – a seguito di un’analisi finanziaria spesso complessa – alla Guardia di Finanza o Direzione Investigativa Antimafia (DIA). Saranno questi ultimi due entità a svolgere indagini e a denunciare eventuali reati alla magistratura.

Il “Manuale utente” in tema di segnalazione di operazioni sospette

Per dare maggiore completezza al tema della segnalazione di operazioni sospette, bisogna menzionare il “Manuale utente per l’invio delle segnalazioni SOS” dell’UIF per l’Italia.

Il contenuto del Manuale riguarda:

• Le modalità di trasmissione delle segnalazioni;
• l’accesso alla procedura per l’inserimento delle segnalazioni;
• l’inserimento e invio di una SOS in modalità data entry;
• la consultazione dei messaggi;
• l’invio di una segnalazione sostitutiva;
• l’invio di documentazione integrativa;
• le richieste di informazioni da parte della UIF (disponibile dal 2020);
• il caricamento dati da file CSV;
• l’invio di una SOS in modalità upload;
• gli errori più comuni in fase di salvataggio, verifica, ed invio[5].

Un prezioso manuale, aggiornato alla versione 1.7 di 65 pagine, completo di procedura e immagini per il corretto inserimento dei dati.