Gli addetti all'Ufficio per il Processo

Le mansioni dei funzionari addetti all’Ufficio per il Processo spiegate da uno di loro

L’Ufficio per il Processo

L’Ufficio per il Processo è una struttura organizzativa istituita nell’ambito delle riforme sulla Giustizia Digitale. L’art. 16 octies del decreto legge n. 179 del 2012[1] prevedeva l’istituzione di strutture di tal specie presso le Corti d’Appello e i Tribunali ordinari, allo scopo di garantire la ragionevole durata del processo[2]. La norma, infatti, si inseriva in quella serie di riforme del processo, soprattutto civile, volte all’innovazione dei modelli organizzativi e a rendere più efficiente l’impiego delle tecnologie dell’informazione e della comunicazione.

Istituita la struttura organizzativa dell’Ufficio per il Processo, il legislatore ha anche individuato il personale da impiegare in essa. In particolare, allora venivano assegnati all’Ufficio solo una quota parte del personale di cancelleria, i giovani neolaureati che svolgono i tirocini formativi a norma dell’art. 73 del decreto legge n. 69/2013 e dell’art. 37 co. 5 del decreto legge n. 98/2011 e i giudici ausiliari e onorari assegnati rispettivamente alle Corti d’Appello e ai Tribunali.

Successivamente, con l’adozione – al livello europeo – del Recovery Plan, sono stati fissati diversi obiettivi finalizzati alla riorganizzazione della macchina giudiziaria e amministrativa, in un’ottica soprattutto di digitalizzazione e smaltimento dell’arretrato. Si prevede che tali obiettivi vengano raggiunti con il rafforzamento della capacità amministrativa del sistema che valorizzi le risorse umane, integri il personale delle cancellerie e sopperisca alla carenza di professionalità tecniche diverse da quelle giuridiche. Pertanto, il Piano Nazionale di Ripresa e Resilienza ha individuato nell’Ufficio per il Processo la struttura organizzativa deputata ad “offrire un concreto ausilio alla giurisdizione così da poter determinare un rapido miglioramento della performance degli uffici giudiziari per sostenere il sistema nell’obiettivo dell’abbattimento dell’arretrato e ridurre la durata dei procedimenti civili e penali”[3].

La figura del funzionario addetto all’Ufficio per il Processo

Al fine di dare attuazione al Piano Nazionale di Ripresa e Resilienza[4], è emersa la necessità di potenziare lo staff del magistrato con professionalità in grado di collaborare in tutte le attività connesse alla giurisdizione, quali la ricerca, lo studio, la gestione del ruolo e la preparazione di schede e bozze di provvedimenti.

Tali figure professionali sono proprio personificate dai cc.dd. funzionari addetti all’Ufficio per il Processo, che, a seguito di concorso pubblico per titoli ed esami indetto con bando pubblicato nella G.U. del 6 agosto 2021, sono stati reclutati e assunti a tempo determinato per due anni e sette mesi dal Ministero della Giustizia a partire dal 21 febbraio 2022. Alle risorse umane reclutate nell’ambito del Recovery Plan verranno riconosciuti titoli preferenziali e di riserva di quota nei concorsi che verranno indetti dal Ministero e dalle altre pubbliche amministrazioni, tanto che sarà possibile il rilascio di un’attestazione di lodevole servizio al termine del rapporto di lavoro.

Va osservato che il mansionario dei funzionari in questione è molto vasto. Gli addetti all’Ufficio per il Processo, infatti, sono assegnati a quei servizi giudiziari ove il Capo dell’Ufficio ritiene vi siano le maggiori carenze. In particolare, i funzionari assunti nell’ambito di questa struttura organizzativa sono stati assegnati tanto a mansioni collaterali alla funzione giurisdizionale quanto a mansioni connesse ai servizi di cancelleria.

Più nello specifico, la prassi degli ultimi nove mesi mostra che i funzionari in questione, assegnati ad uno o più giudici del proprio Ufficio giudiziario, stiano svolgendo, prioritariamente, le mansioni che seguono[5]:

• Redazione delle bozze dei provvedimenti giurisdizionali, in particolare sentenze, con il precipuo scopo di abbattere l’arretrato pendente e rendere più ragionevole la durata del processo. Ciò trova un terreno fertile soprattutto nel processo civile, caratterizzato da un elevatissimo numero di procedimenti i quali, sebbene riportino un numero di iscrizione a ruolo molto risalente nel tempo, non sono ancora stati presi in decisione dal giudice, a causa dell’elevatissimo carico di lavoro gravante sul ruolo. Non deve, comunque, sottovalutarsi il contributo alla redazione delle bozze dei provvedimenti nell’ambito dei procedimenti penali, là dove si assiste talvolta alla contrazione massima dei diritti e delle libertà personali tanto da necessitare una conclusione rapida, ma anche “giusta”, dei processi in corso.
• Studio dei fascicoli del ruolo (verifica della completezza del fascicolo, accertamento della regolare costituzione delle parti, controllo delle notifiche e del rispetto dei termini, individuazione dei difensori nominati, etc.): quest’attività, sia per i procedimenti civili sia per quelli penali, assume un rilievo sostanziale in un’ottica di ragionevole durata del processo ed efficienza della giustizia. Ed invero, da un lato la rilevazione di eventuali criticità formali, dall’altro lo studio degli atti che formano il fascicolo costituiscono un importante ausilio al giudice, e talvolta anche alla cancelleria, i quali possono intervenire direttamente per risolvere eventuali irregolarità formali ovvero per concludere più rapidamente il procedimento, residuando così del tempo di lavoro da dedicare ad altre funzioni.
• Partecipazione all’udienza e verbalizzazione di quanto accade nel corso della stessa, attività che sgrava non di poco la cancelleria, già oberata di un lavoro che le risorse umane che la compongono non riescono a smaltire a causa della scarsità numerica del personale. Questa attività, inoltre, favorisce anche il giudice che, in udienza, potrà contare sulla professionalità e la competenza dei funzionari addetti all’Ufficio per il Processo che, avendo anche studiato già i fascicoli nel merito, potranno velocizzare le operazioni di verbalizzazione e offrire un loro contributo “tecnico” all’attività giurisdizionale vera e propria.
• In molti casi, alla verbalizzazione in udienza seguono anche gli adempimenti che ne derivano, quali deposito delle sentenze, notifiche e digitalizzazione del fascicolo. Anche tali mansioni sgravano oltremodo il personale delle cancellerie, il quale potrà impiegare quel tempo “risparmiato” nel compimento di altre attività a cui pure è deputato ovvero nello smaltire adempimenti arretrati.
• Raccordo tra il giudice assegnatario e la propria cancelleria di riferimento, una funzione mai svolta prima da nessuna delle risorse umane assunte dal Ministero della Giustizia. L’utilità di questo raccordo è costituita da una più rapida ed efficiente gestione del fascicolo che consente alle parti del procedimento una più agevole intellegibilità dello stesso.
• Digitalizzazione del fascicolo, soprattutto quello penale, ove il fondamentale principio dell’oralità che contraddistingue il relativo procedimento è stato tradotto negli anni, erroneamente, con l’esigenza di mantenere il fascicolo cartaceo. L’esigenza costituzionale dell’oralità, infatti, non sarebbe pregiudicata dalla formazione di un fascicolo penale telematico che, per altro, consentirebbe alle parti il deposito e la visione degli atti in tempo reale, senza bisogno di recarsi in cancelleria.
• Redazione di statistiche, al fine di monitorare l’attività giurisdizionale svolta all’interno dell’Ufficio giudiziario, soprattutto nell’ottica di realizzare gli obiettivi fissati dal Recovery Plan.

Va, comunque, sottolineato che si è dato conto solo delle principali mansioni svolte dai funzionari addetti all’Ufficio per il Processo, residuando in capo a questi altre funzioni che il Capo dell’Ufficio ritiene di assegnare loro ora per sopperire alle carenze organiche ora per il potenziamento di alcuni servizi.

Prospettive future

Il diligente svolgimento delle mansioni sopra richiamate da parte dei funzionari addetti all’Ufficio per il Processo ha dato già i suoi frutti. Ed invero, i rilevamenti effettuati dagli Uffici giudiziari nel primo semestre di attività registrano un incremento delle sentenze emesse rispetto allo stesso periodo dell’anno precedente, quando ancora gli addetti all’Ufficio per il Processo non erano stati assunti, con un già considerevole abbattimento dell’arretrato[6].

L’importanza di questa struttura organizzativa, in realtà, era già stata percepita dal legislatore, tanto che il Parlamento ha adottato delle leggi[7] con cui ha delegato il Governo ad elaborare un compiuto corpus normativo sulla struttura dell’Ufficio per il Processo. Ed invero, il decreto legislativo n. 151 del 10 ottobre 2022 ha definitivamente istituzionalizzato questo Ufficio, richiamando le finalità previste già nel Piano Nazionale di Ripresa e Resilienza. Il Decreto, entrato in vigore l’1 novembre 2022, è parte di un’articolata riforma del processo civile e penale e disciplina specificatamente le funzioni e le mansioni del personale addetto all’Ufficio per il Processo civile ovvero penale, a seconda che lo stesso sia incardinato presso i Tribunali ordinari, le Corti d’Appello, la Corte di Cassazione o il neoistituito Tribunale per le persone, per i minorenni e per le famiglie[8].

Ebbene, i compiti normativamente ora previsti non costituiscono altro che la ricezione legislativa delle mansioni che i funzionari addetti all’Ufficio per il Processo, attualmente assunti per il tramite del Piano Nazionale di Ripresa e Resilienza, stanno già svolgendo in virtù di note e circolari ministeriali e sulla base degli ordini di servizio emanati dai Capi degli Uffici giudiziari.

A questo punto, ci si chiede cosa accadrà alla scadenza del contratto di questo personale, dotato di professionalità e competenze giuridiche e tecniche, che il Ministero della Giustizia ha dall’inizio provveduto a formare, impiegando risorse umane e materiali, anche in ragione del fatto che l’art. 11 del decreto legge 80/2021 prevede un’ulteriore tranche di assunzioni per il medesimo profilo nel 2024.

Tenendo in considerazione che anche dopo il 2024 sarà necessario reclutare e/o assegnare del personale all’Ufficio per il Processo, appare del tutto ragionevole l’ipotesi di stabilizzazione dei funzionari già assunti.