Fatturazione elettronica: come funzionano i programmi in cloud

Cos’è la fatturazione elettronica e per chi è obbligatoria? E come funzionano i programmi in cloud?

Introduzione

Da più di un anno, ormai, l’obbligo di fatturazione elettronica è stato esteso anche a tutti i contribuenti forfettari che devono emettere e conservare le fatture elettroniche.

Con l’estensione anche a questa categoria, sono ormai una minoranza i soggetti esentati dall’obbligo di emettere le fatture in formato digitale; tra questi si ricordano i soggetti IVA che effettuano prestazioni a carattere sanitario nei confronti di un consumatore finale.

Dal momento che l’obbligo riguarda la maggior parte delle aziende e dei professionisti, può risultare utile approfondire l’argomento e in particolar modo capire perché tra i migliori servizi di fatturazione elettronica sono citati spesso quelli in cloud. A tal proposito vale la pena capire l’esatta differenza tra questi e i servizi “on premises”.

I software “on premises”

Per moltissimo tempo, la stragrande maggioranza dei software utilizzati nelle aziende, che fossero di fatturazione, di contabilità, di disegno o di qualsiasi altra tipologia, sono stati installati e gestiti su computer locali; in questo caso si parla di software on premises, ovvero “nelle sedi” (intendendo quelle del titolare della licenza).

Questa modalità è stata pressoché l’unica fin verso il 2005, anno in cui, con gradualità, si è iniziata a diffondere la modalità “cloud” (termine che letteralmente significa “nuvola”), che prevede che l’utilizzo del software avvenga effettuando un accesso a un computer o a un’architettura hardware remota, attraverso un collegamento Internet.

Fatturazione elettronica: i programmi in cloud

I programmi di fatturazione elettronica in cloud possono essere utilizzati in qualsiasi momento e in qualsiasi luogo ove sia disponibile una connessione a Internet: l’accesso può essere effettuato da un computer desktop, da un notebook, da un tablet o anche da uno smartphone.

Come si può immaginare, questo approccio “smart” consente non soltanto di emettere e inviare una fattura quando si è fuori sede, cosa che rientra nella norma per quei professionisti che tipicamente non lavorano in azienda (tecnici, elettricisti, idraulici ecc.), ma anche di sfruttare tutte le altre funzionalità previste dal software a prescindere dal fatto che ci si trovi in ufficio oppure no.

Questi software consentono anche l’eventuale accesso ad altri soggetti esterni all’azienda, ad esempio al proprio commercialista, una funzionalità che può risultare particolarmente utile, e archiviano i vari documenti in server sicuri, riducendo o eliminando diverse tipologie di rischio, come la perdita di dati a causa di guasti hardware.

Come funziona un programma di fatturazione elettronica?

Un software di fatturazione elettronica è un programma che permette di creare, inviare, ricevere e conservare le fatture elettroniche.

Il processo di creazione della fattura è piuttosto semplice perché l’utente viene guidato attraverso i vari step. Una volta che la fattura è creata, si ha la possibilità di controllarla e, se non ci sono modifiche da fare, si può procedere con l’invio al Sistema di Interscambio (SdI), il quale prima verificherà se la fattura è formalmente corretta dopodiché la recapiterà al destinatario e fornirà la ricevuta di avvenuta consegna. Se la fattura non è formalmente corretta, il Sistema di Interscambio notifica al mittente lo scarto del documento che dovrà essere modificato opportunamente.

Il software notifica all’utente anche l’arrivo di fatture da parte dei fornitori.

Le fatture emesse e ricevute dovranno essere conservate in formato elettronico per 10 anni, secondo le procedure prescritte dalla legge.

Vale la pena ricordare, infine, che questi software sono molto intuitivi e facili da utilizzare, anche da coloro che non hanno una grande dimestichezza con i programmi informatici.